Aanbesteden is ingewikkeld en tijdrovend, behalve als je precies weet hoe het werkt. InkoopMeesters richt zich op waar het echt om gaat: een doelmatig contract met een betrouwbare leverancier.
Ik zit aan tafel met Marloes Verhoeven en eigenaar Jean-Paul Roegies in het kantoor van InkoopMeesters in Veghel. Jean-Paul: “We zijn in 2006 gestart met InkoopMeesters, omdat we merkten dat scholen het lastig vonden om het aanbestedingsrecht voor hun eigen situatie te operationaliseren. Ze wisten niet precies wat op ze afkwam en welke kennis en expertise ze nodig hadden. We hebben toen bewust de keuze gemaakt om niet op een inkooppakket te focussen, maar op het proces, en daarmee op de kwaliteit van het onderwijs als totaal. Dat maakt dat je de taal van de klant leert spreken en je weet wat er in ze omgaat en waar ze mee zitten. Inmiddels kennen we de best practises, zijn we bekend met de ketenpartners en kunnen we goed inschatten welke behoeften er zijn. Tien jaar geleden was aanbesteden nog geen gemeengoed; scholen sloten gewoon een contract. Dat was soms makkelijk, maar het mocht niet; het werd onderwijsorganisaties steeds meer duidelijk dat ze de aanbestedingsregels moesten volgen.”
MOOI SPANNINGSVELD
“We staren ons niet blind op de wettelijke regels, maar werken aan een doelmatige overeenkomst. Als je alleen naar de wet zou kijken krijg je een prima aanbesteding maar geen goed contract, dus de operatie is dan geslaagd, maar de patiënt overleden. Als je een jurist vraagt kunnen ze prachtig vertellen hoe het rechtmatig werkt, maar niet hoe het doelmatig kan. Balanceren tussen regels en werkelijkheid levert een mooi spanningsveld op. Daarom is het van belang om te weten wat wel en niet mag en om klanten de verschillende opties te laten zien. Wij gaan daarbij uit van de mogelijkheden en niet van de onmogelijkheden, altijd in het belang van de klant en het doel dat hij wil bereiken. Die benadering helpt scholen echt en maakt goed zichtbaar wat we kunnen betekenen. Een aanbesteding is toch een soort van bedreiging die in eerste instantie vooral beperkingen en tegenstand oproept. Het liefst willen we vanaf het moment dat de vraag ontstaat meedenken omdat dat mede de inhoud van het contract en het verloop van de procedure bepaalt. Inkoop wordt vaak als een suf beroep gezien, maar zo zien wij dat niet. Je kunt ondanks de kaders heel creatief met de vraag van de opdrachtgever om gaan. Dat vraagt om flexibiliteit, creativiteit en aanpassingsvermogen. Een inkoper moet ondernemend en proactief zijn en vooral luisteren wat de opdrachtgever graag wil bereiken in plaats van zelf te vertellen hoe de wereld in elkaar zit.”
DOELMATIGHEID
“Uiteindelijk zijn de regels er om een doelmatige overeenkomst te sluiten en vanuit die gedachte werken we samen aan een doel. Scholen moeten aanbesteden, maar ze doen het nog niet allemaal en zeker niet allemaal goed. Het gaat bijvoorbeeld verkeerd als je de manier waarop je met leveranciers wilt werken laat afhangen van een aanbesteding. Je mag juist kopen wat je wil, maar de aanbesteding bepaalt bij wie; je mag als opdrachtgever zelf bedenken hoe je die relatie inricht. Wat een aanbesteding bewerkstelligt is concurrentie en daarmee over het algemeen betere voorwaarden voor de opdrachtgever. Wij focussen op goede contracten, want als je niet goed aanbesteedt krijg je geen goed contract en dat is een risico op zich. We beginnen vanuit het contract, bij wat de school wil bereiken en niet bij de aanbesteding of de leverancier. Daarin zijn we onderscheidend. Wat de school wil staat centraal in het hele traject. Afhankelijk van de grootte of het onderwerp hebben we met besturen te maken of met een inkoopafdeling namens de opdrachtgever. Opdrachtgevers vinden het verfrissend dat we het eenvoudig houden, leesbaar en begrijpelijk. We werken voor alle onderwijssoorten en doen alles; van bouwwerken, architectenselecties tot ICT-systemen, maar ook kantoorartikelen en schoonmaak.”
KWALITEIT LEVERANCIER
“Een leverancier heeft meer verstand van zijn kwaliteiten en zijn vak dan een school. Daarom is het in het belang van de opdrachtgever om die kennis zo optimaal mogelijk te benutten. We werken dus veel meer vraaggestuurd dan aanbodgericht. Daarmee lok je innovatie vanuit de markt uit. Het gaat erom dat een opdrachtgever zo goed mogelijk samen kan werken met de leverancier. De nieuwe aanbestedingswet uit 2013 stelt meer eisen aan aanbestedende diensten. Dat vraagt om capaciteit die er niet altijd is. Je ziet in dat licht dat de rol van de inkoper verandert. Inkoop ontwikkelt zich van aanbodgericht handelen naar het organiseren van relaties. De kennis en kunde van leveranciers staat weer meer centraal en dat levert ook meer waardering op. Onze stelling is ieder z’n vak en daar werken wij graag aan mee.”